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DESTAQUES

Envio de Documentos para a Contabilização Mensal

Prezados Clientes,

A ASCON, empresa responsável pela Contabilidade de sua Empresa, de maneira zelosa, vem cobrando mensalmente de seus Clientes e Empregados responsáveis pela parte financeira, fiscal e Pessoal destas empresas, que sejam enviados semanal, quinzenal ou no máximo mensalmente, todos os documentos que impliquem em pagamentos, recebimentos, contratação de obrigações de qualquer natureza em nome da empresa, para registro e contabilização!

Todos os direitos a receber, as obrigações a pagar, os pagamentos de quaisquer gastos, os recebimentos de quaisquer receitas, assim como seus COMPROVANTES, devem ser enviados, necessariamente, para a contabilização. Nenhum documento deverá ficar de fora da contabilização, e se há dúvida quanto a isto, o mesmo deve ser enviado para análise pelo responsável por sua conta contábil na ASCON.

As empresas devem evitar ao máximo o pagamento de quaisquer operações em dinheiro, pois além de não serem rastreáveis, a documentação comprobatória de que de fato houve a efetivação dos pagamentos, são precárias.

Da mesma forma, a empresa deve manter um controle rigoroso, de todos os recebimentos em dinheiro, em cheques, bem como identificar todos os créditos em sua(s) Conta(s) Bancária(s), pois é um procedimento obrigatório a Conciliação Bancária de todos os pagamentos e recebimentos, para que assim, tenhamos como comprovar a liquidação de cada uma destas operações.

Qualquer Contrato de compra e venda, de seguros, de financiamentos, empréstimos, acordos comerciais, trabalhistas, negociais, sindicais ou de qualquer fato que traga direitos ou obrigações para a empresa, devem ser imediatamente enviados para a ASCON, pois devem ser registrados os atos que gerem impacto econômico na Contabilidade.

Salientamos que a tarefa de identificação dos extratos bancários, sobre cada crédito na conta da empresa, sobre cada saída de dinheiro da conta da empresa, devem ser identificados diariamente. Qualquer saída de numerário (pagamentos) têm necessariamente que possuir seu comprovante de sua quitação, bem como o documento fiscal que o acoberta. Nenhum pagamento deverá ser efetuado sem recibo de quitação (exceto se por boleto bancário ou crédito na conta do beneficiário). A empresa deverá exigir este documento no ato do pagamento, assim como os documentos fiscais. Não aceitar que estes sejam enviados posteriormente.

Temos observado que algumas empresas têm apresentado um grande atraso no envio destes documentos para a Contabilização, o que certamente, dificultará a conciliação e comprovação dos pagamentos, bem como trará prejuízos a empresa.

Registrar todos os fatos econômicos, financeiros e jurídicos, no prazo de no máximo 15 à 30 dias, trará sem dúvida muita segurança à sua empresa, e proporcionará relatórios que servirão para análise e tomada de decisões. Isto não acontece se os mesmos documentos não chegam a ASCON com a mesma freqüência e dentro dos prazos estabelecidos em nosso Contrato (que respeitam os prazos legais), podendo representar um risco para a empresa quanto a apuração de suas informações e seus impostos.


Portanto, o envio dos documentos acima no menor intervalo de tempo (semanal, quinzenal ou no máximo MENSAL) deve ser um compromisso de sua empresa, de sua equipe, pois isto é uma responsabilidade da empresa.

É oportuno registrarmos, que são documentos hábeis para contabilização na sua empresa, todo e qualquer documento fiscal e seu respectivo recibo, desde que estejam em nome da Pessoa Jurídica, assim, relacionamos:

  • Notas Fiscais de Compra de Mercadorias (modelo 1);
  • Notas Fiscais de Despesas (com a descrição do que foi gasto);
  • Recibos de Pagamentos (de Serviços ou Compras, que estejam acompanhados de Notas Fiscais  voltamos a informar que recibo não é nota fiscal, e não o substitui);
  • Recibos de (Aluguel, pedágio, estacionamento etc);
  • Contratos de (Seguros; Aluguel de Imóvel; Veículos; Máquinas e Equipamentos e outros; Arrendamento Mercantil; Financiamentos; Empréstimos);
  • Boletos bancários devidamente AUTENTICADOS (cuja nota fiscal deverá ser enviada ao Departamento Fiscal no mês de sua emissão ou recebimento na Empresa);
  • Boletos de conta de água;
  • Conta de Energia Elétrica;
  • Conta de Telefone(s);
  • Relatórios de Despesas de Viagens (tem que ter notas fiscais e comprovantes anexos);
  • Relatório de Despesas Reembolsadas (desde apresentadas notas fiscais anexas);
  • Enfim, todas as demais contas recorrentes (que ocorrem todos os meses) em sua empresa.
  • Extratos Bancários de todas as Contas Bancárias da Empresa;
  • Extratos Bancários das Contas de Investimentos da Empresa (lembramos que os rendimentos auferidos pelas Empresas são tributados mensalmente);


A identificação de todas as operações que transitaram pela conta corrente da empresa (constantes nos extratos), assim como a sua descrição clara, objetiva e completa, são compromissos e responsabilidades da empresa.

Os pagamentos efetuados por meio de Cartão de Crédito da Empresa deverão ter anexados todos os seus comprovantes, bem como as Notas Fiscais e Recibos de todas as despesas ou compras.

Todos os pagamentos realizados por meio da Internet (Bank Line) deverão ter seus comprovantes impressos no ato dos pagamentos, e anexados ao boleto bancário, bem como suas notas fiscais. Eles devem indicar o Beneficiário e a Nota Fiscal a que se refere.

Os pagamentos efetuados por meio de Cheques da Empresa deverão possuir “Cópia cheque”, que conterá a descrição detalhada de todos os dados constantes do cheque, nº do mesmo, seu valor e o Banco. A “Cópia Cheque” detalhará todos os dados relativos aos pagamentos (a quem se destinou, o nº da Nota Fiscal etc).

Quando realizadas transferências bancárias por meio de DOC, TED etc, para pagamentos de títulos, boletos, fornecedores ou prestadores de serviços, ou quaisquer outras saídas do Banco, estes documentos deverão ser impressos, e deverão ter anotações da identificação detalhada de todos os pagamentos, pessoas, notas fiscais, documentos, de forma completa e que evite a existência de dúvidas.

É oportuno registrarmos que todas as informações enviadas para a Contabilização são analisadas sob o aspecto fiscal, financeiro e contábil, antes de seu registro na Contabilidade. Somente com os Resultados Contábeis apurados corretamente é que poderemos proceder qualquer forma de DISTRIBUIÇÃO DE LUCROS aos Sócios, e assim, emitir os INFORMES DE RENDIMENTOS.

É com estes Informes de Rendimentos que os SÓCIOS das Empresas declararão suas Retiradas de Lucros das Empresas na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física.

O atraso no envio dos Documentos acima listados, provocarão atrasos na Apuração dos Resultados na Contabilidade, assim, podem provocar a descoberta tardia de que sua empresa não apresentou lucro em certo Ano, ou que houveram mais retiradas da Empresa em relação aos Lucros nelas apurados, gerando assim, a necessidade do pagamento do Imposto de Renda por parte dos Sócios destas Empresas.


Departamento Contábil.
S. J. Campos – Março/2009

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